Atualmente, as organizações com a ânsia de quererem digitalizar todos os seus processos, sem orientação e sem planeamento estratégico, estão, na sua maioria, a incorrer nos seguintes erros*:
1- CONSIDERAR QUE A DIGITALIZAÇÃO DOS PROCESSOS RESOLVE OS PROBLEMAS ESTRUTURAIS DA ORGANIZAÇÃO
A digitalização não resolve problemas, apenas acelera e automatiza processos. Ora, se digitalizarmos um processo que já funciona mal, ele vai continuar a funcionar mal, mas mais depressa!
Por isso a digitalização deve, antes de mais, passar pela revisão dos processos! A organização deve clarificar o que pretende fazer e como o pretende fazer.
Deve definir claramente o workflow de decisões que são necessárias à prossecução de um determinado processo.
Quando o processo estiver otimizado e simplificado, pode então digitalizá-lo para que funcione bem e depressa!
2- COMEÇAR PELA TECNOLOGIA E NÃO PELAS PESSOAS!
A sequência de ações em primeiro pensar em fornecedores para a tecnologia, depois pensar nos processos e só por último pensar nas pessoas e no impacto que a mesma vai ter nelas, pode ser um verdadeiro entrave…
Muitas vezes, os responsáveis das organizações, ao quererem resolver problemas, esquecem-se de envolver quem lida com eles ao longo do processo. São estes colaboradores quem na prática executa essas tarefas, ou seja, devem ser ouvidos e envolvidos. Assim conseguimos ultrapassar algumas barreiras ou resistências à mudança.
O desafio é fazer as coisas ao contrário: começar a envolver desde o início. Apostando na otimização e simplificação dos processos, tornando-os mais automatizados e produtivos, antes mesmo de os digitalizar!
3- O ERRO DO “JÁ AGORA!”
Tal e qual como quando fazemos obras em casa, remodelamos uma parte da casa e, … “já agora” que o estamos a fazer… remodelamos também o soalho da casa toda.
Estes “já agora” são muito caros para as organizações, demoram muito tempo e são muito complexos!
No processo de digitalização temos de ter uma noção clara do que queremos resolver e estarmos muito focados. Não vamos conseguir resolver tudo ao mesmo tempo! Não se transforma toda uma organização do dia para a noite! Vamos evoluindo passo a passo. A transformação digital vai-se fazendo.
Atualmente já todos estamos inseridos no processo de transformação digital, é uma inevitabilidade! Numa empresa acontece o mesmo! Então é prudente começar por aquilo que vai ter mais impacto nos resultados e apostar numa solução que seja gradual e sustentável.
4- ACHAR QUE TODOS OS NOSSOS PROBLEMAS SÃO ÚNICOS!
Considerar que a nossa organização e os nossos processos são únicos… e que precisamos de uma solução completamente à medida, é um erro!
Já existem soluções no mercado para todo o tipo de processos e áreas, que já estão mais do que estudadas e otimizadas! As organizações devem analisar os seus processos à luz de soluções já existentes e perceber como é que podem realmente encaixar de forma simplificada nas mesmas.
É comum as organizações quererem customizar, mas por vezes já existem muitas ofertas no mercado que lhes servem na perfeição! Apostar em boas soluções existentes no mercado permite repensar na melhor forma de atualizar e ajustar os processos para os otimizar e simplificar!
Em jeito de resumo:
“Às empresas que estão a iniciar uma digitalização de processos, o meu conselho é que avaliem bem os problemas atuais, otimizem os processos e envolvam as pessoas antes de qualquer outra decisão ou ação!” (Susana Barros)
* Textos retirados e adaptados do evento: Desafios da Transformação Digital nas Organizações (20/09/22). Oradora Susana Barros.